7 اشتباه بزرگ اکسل در تمام دوران

اکسل از دهه 1990 بر بازار صفحه گسترده حاکم است و ابزاری قدرتمند برای تجزیه و تحلیل داده ها باقی مانده است. متأسفانه ، قدرت بسیار آن را حتی در دست کاربران با تجربه بسیار خطرناک می کند - و چه تعداد از کارمندان می توانند واقعاً ادعا کنند که پیچیدگی های برنامه را تسلط داده اند؟

اگر از الگوهای گزارش هزینه Excel در تجارت خود استفاده می کنید ، برای خطای کاربر آسان است که به روند کار برسد و نتایج را به خود جلب کند ، به طور بالقوه هزینه های شغلی خود را که می تواند از آن برخوردار باشد ، هزینه می کند. در واقع ، یک مطالعه نشان داد که 88 ٪ از کل صفحات گسترده حاوی یک یا چند خطای جدی است. اگر فکر می کنید که به نظر می رسد زیاد است ، نمونه های زیر را در نظر بگیرید که چگونه خطاهای اصلی صفحه گسترده منجر به نتایج وحشتناک برای برخی از بزرگترین و محترم ترین موسسات جهان شد - و چه اتفاقی می افتد اگر این خطاهای مشابه در گزارش هزینه های اکسل شما قرار بگیرند. 2003 ، Transalta به دلیل خطای کپی و چسباندن اکسل 24 میلیون دلار از دست داد

شرکت برق کانادایی Transalta 24 میلیون دلار از دست داد وقتی که یک کارمند در یک صفحه گسترده اکسل ردیف ها را سوء استفاده کرد. خطای کپی و چسباندن باعث شد تا پیشنهادات با قراردادهای اشتباه تراز شود و 10 ٪ از سود Transalta را برای سال با یک کلیک سریع از بین برد. چنین خطایی در الگوی گزارش هزینه اکسل امیدوارم که برای شما میلیون ها دلار هزینه نکند ، اما مطمئناً می تواند بودجه هزینه شما را برای سه ماهه کاهش دهد. به عنوان مثال ، اگر الگوی شما محدودیت هایی را در دسته های خاصی رمزگذاری کرده است ، و آن محدودیت های هزینه ای نادرست می شوند ، کارکنان شما می توانند در برخی از انواع هزینه ها بیشتر از آنچه که قصد دارید اجازه دهند ، ادعای بیشتری کسب کنند.

در سال 2005 ، Kodak به دلیل Typo Excel خطای 11 میلیون دلاری را متحمل شد

سهام شرکت Eastman Kodak در سال 2005 به شدت فرو رفت ، بخشی از آن به دلیل تنظیم حسابداری در آخرین لحظه برای اصلاح یک خطای اکسل. در این حالت ، خطا یک تایپوی ساده بود: یک کارمند بیش از حد بسیاری از صفرها را به یک رکورد تعهدی خاص اضافه کرد که منجر به بیش از حد 11 میلیون دلار شد. یک تایپ مانند این می تواند عواقب واضح و چشمگیری در گزارش هزینه اکسل داشته باشد ، اگرچه تایپ های ظریف خطرناک ترین آنها هستند. از این گذشته ، احتمالاً به یکباره توجه کرده اید که آیا یک کارمند گزارش هزینه ای را ارائه داده است که 11 میلیون دلار بازپرداخت عرضه دفتر را در اختیار شما قرار می دهد. اما اگر او به سادگی دو رقم را منتقل کرده بود یا نقطه اعشاری را در جای اشتباه قرار داده بود ، خطا قبل از صدور بازپرداخت بسیار سخت تر خواهد بود.

در سال 2008 ، Barclays Capital به دلیل خطای اصلاح مجدد اکسل ، مجبور شد میلیون ها نفر را برای قراردادهای بی ارزش خرج کند

در طی مراحل ورشکستگی برادران لمان ، Barclays Capital یک گزارش اکسل را تهیه کرد که لیست قراردادهای برادران لمان را که قصد خرید آن را داشت ، تهیه کرد. متأسفانه ، برخی از ردیف های صفحه گسترده ، که شامل قراردادهایی بود که بارکلیز قصد خرید آن را نداشت ، به جای حذف شدن ، به اشتباه در اکسل پنهان شدند. هنگامی که صفحه گسترده به عنوان PDF برای دادگاه دوباره اصلاح شد ، نسخه جدید شامل آن ردیف ها بود - بنابراین بارکلی خود را به طور قانونی متعهد به انجام خریدها دانست. بسیاری از گزینه های قالب بندی اکسل به تطبیق پذیری آن می افزاید ، اما در دست یک کاربر متوسط ، این گزینه ها می توانند بسیار خطرناک باشند. گزارش هزینه اکسل با ردیف ها یا ستون های پنهان می تواند به راحتی آن زمینه ها را به طور تصادفی آشکار کند و در نتیجه هر تعداد خطای بالقوه ایجاد شود. به عنوان مثال ، اگر شما یک دسته از هزینه های خود را پنهان کرده اید که قصد مجاز به آن را دارید ، اما پس از آن ستون به نوعی فاش شد ، ممکن است کارکنان خریدهایی را که انتظار بازپرداخت را دارند ، انجام دهند - و از شنیدن اینکه آنها واقعاً بازپرداخت نمی شوند ، کمتر از این هیجان زده می شوند.

در سال 2010 ، MI5 به دلیل خطای قالب بندی صفحه گسترده ، تلفن های اشتباه را اشکال زد

خطای قالب بندی در لیست تلفن های MI5 که باید مورد استفاده قرار گیرد ، منجر به بهره برداری از 134 نفر آژانس کاملاً غیر مرتبط با تحقیقات شد. خطای قالب بندی سه رقم آخر این شماره تلفن ها را در صفحه گسترده تغییر داد. در نتیجه ، شهروندان تصادفی بریتانیایی تلفن های خود را توسط دولت خود مورد ضرب و شتم قرار داده بودند در حالی که مظنونان بدون نظارت رفتند. گرچه مشخص نیست که کارمند ناگوار MI5 برای تولید این نتایج چه کاری انجام داده است ، کاملاً واضح است که اگر چیزی مشابه بر هزینه اکسل شما تأثیر بگذارد چه اتفاقی می افتد-گزارش الگوی. به عنوان مثال ، یک کارمند ممکن است سعی کند فرمولی را در صفحه گسترده اجرا کند اما از نحو اشتباه استفاده می کند و نتایج بالقوه گران قیمت را تولید می کند.

در سال 2011 ، AstraZeneca به دلیل خطای قالب بندی اکسل ، به طور تصادفی اطلاعات محرمانه را منتشر کرد

سازنده مواد مخدر AstraZeneca در حال انتشار گزارش های راهنمایی مالی خود در پایان سال 2011 بود که بخشی از آنها شامل "روند جمع آوری اجماع روتین" و یک الگوی اکسل بود. این الگوی ، که شامل اطلاعات محرمانه تعبیه شده بود ، سپس به همراه بقیه بسته راهنمایی های مالی به تحلیلگران ارسال شد. مخزن مخزن مسئله بزرگی برای کارمندان دارایی است. اگر گزارش هزینه اکسل به طور تصادفی شامل جزئیات حساس مانند شماره تأمین اجتماعی کارمند یا شماره کارت اعتباری یک کارمند باشد و این صفحه گسترده به دست اشتباه پایان یابد ، تجارت شما می تواند با یک دردسر قانونی و مالی دردناک روبرو شود.

در سال 2012 ، المپیک لندن با یک تایپی ساده اکسل خجالت کشید

کمیته برگزار کننده المپیک تابستانی لندن 2012 10،000 بلیط برای فروش برای رویداد هماهنگ شده شنا داشت. متأسفانه ، یک کارمند یک کلید واحد را از دست داد و به جای 10،000 به شماره 20،000 وارد صفحه گسترده شد. در نتیجه ، این کمیته بلیط های بسیار زیادی را برای این رویداد فراگیر کرد و مجبور شد بی دقتی خود را بپذیرد و برای هزاران دارندگان بلیط اصلاح کند. این نوع خطا می تواند در گزارش هزینه اکسل بسیار دشوار باشد. به عنوان مثال ، اگر یک کارمند قصد داشته باشد 40 دلار هزینه را بپردازد و به طور تصادفی به جای کلید 4 به 5 کلید برخورد کند ، شاید هرگز متوجه نشوید که شما او را بیش از حد پرداخت کرده اید.

در سال 2012 ، JP Morgan به دلیل خطای کپی و چسباندن اکسل با 6 میلیارد دلار از دست داد

غول مالی J. P. Morgan's Long London London توسط هیچ کس غیر از خطای کاربر اکسل ایجاد نشده است. به نظر می رسد این شرکت از صفحات گسترده برای ایجاد مدل های ارزش در معرض خطر (VAR) استفاده می کرد ، و یک کارمند اطلاعات اشتباه را از یک صفحه گسترده کپی کرده و آن را به دیگری چسبانده است. مدل حاصل به شدت ریسک شرکت را درک کرده و عامل اصلی ضرر معاملات 6 میلیارد دلاری آن بود. یک کارمند مالی پردازش چندین گزارش هزینه اکسل می تواند به راحتی خطای مشابهی ایجاد کند. به عنوان مثال ، اگر فرایند هزینه شما شامل کپی کردن اطلاعات از صفحه گسترده گزارش هزینه های فردی و چسباندن آن در یک صفحه گسترده استاد است ، فکر کنید چسباندن اطلاعات مناسب در مکان اشتباه چقدر آسان است.

اتوماسیون راه حل است

صفحات گسترده اکسل بر اساس اشتباهات ساده ای که در هر زمان ممکن است اتفاق بیفتد مستعد خطاهای قابل توجهی هستند. برای محافظت از مشاغل خود در برابر اشتباهات مشابه ، در یک سیستم هزینه ای که توسط کارشناسان کدگذاری و بررسی شده است ، سرمایه گذاری کنید. چنین سیستمی خطر خطای کاربر را تا حد زیادی کاهش می دهد ، به خصوص اگر بخش عمده ای از فرآیند هزینه شما را خودکار کند. در اینجا چگونه سیستم های هزینه خودکار می توانند از برخی از خطاهای فوق جلوگیری کنند:

• کپی و چسباندن: سیستم های هزینه خودکار می توانند داده ها را بگیرند و آن را به سیستم هزینه شما برای شما وارد کنند و میزان کپی و چسباندن را که هم شما و هم کارمندان خود انجام می دهند ، به حداقل می رساند.
• قالب بندی: یک برنامه هزینه حرفه ای بر خلاف یک الگوی گزارش هزینه اکسل ، نمی تواند توسط کاربران خود اصلاح یا برنامه ریزی مجدد شود.
• تایپ: حتی بهترین سیستم هزینه نمی تواند به طور کامل از اشتباهات جلوگیری کند ، اما با اتوماسیون فرآیند تا حد امکان ، شانس یک تایپی را به حداقل می رسانید. بعلاوه ، بیشتر سیستم های هزینه دارای ابزارهای گزارشگری هستند که مشاهده هر نوع تایپی که موفق به خزیدن شوند ، بسیار ساده تر می شود.

به عنوان یک جایزه ، سیستم های هزینه حرفه ای اغلب می توانند با سیستم عامل های عمومی لجر ادغام شوند ، و باعث صرفه جویی در کار قابل توجه داده می شوند (از این طریق خطر خطای کاربر در کتابهای شما را کاهش می دهد).