چگونه می توان با برنامه ریزی بودجه به درستی تخمین و تخصیص بودجه برای پروژه

برای اینکه بتوانید منابع مالی لازم را برای پروژه خود به خوبی ارزیابی کنید و آنها را به طور مؤثر اختصاص دهید ، به برنامه ریزی بودجه حرفه ای نیاز دارید.

برای هر پروژه - صرف نظر از اندازه و پیچیدگی آن - فقط مقدار محدودی از بودجه در دسترس است. برای استفاده ماهرانه از این منابع ، به یک برنامه ریزی بودجه کاملاً فکر و سازمان یافته نیاز دارید.

بودجه بندی: برنامه ریزی بودجه در مدیریت پروژه چیست؟

erhalte aktuelle informaten zum thema regelmäßig در خبرنامه unserem

در مدیریت پروژه ، برنامه ریزی بودجه ، که به عنوان بودجه ریزی نیز شناخته می شود ، شامل کلیه فرایندهایی است که منجر به:

بودجه پروژه مورد نیاز است.

تأیید ممکن است توسط:

کارکردهای برنامه ریزی بودجه - اهداف برنامه ریزی بودجه چیست؟

چندین کارکرد بودجه وجود دارد. اهداف در دوره پروژه تغییر می کند.

قبل از شروع پروژه

با نشان دادن بودجه تخمین زده شده می توانید قبل از شروع پروژه ، مشتری را نشان دهید:

• اهداف واضح را ارائه دهید ،
• مراحل لازم را تعریف کنید ،
• پروژه های فرعی فردی را هماهنگ کنید

و او را متقاعد کنید که بودجه لازم را برای شما فراهم کند.

بعد از شروع پروژه

در جریان پروژه ، برنامه ریزی بودجه به شما کمک می کند

• اهداف واضح را ارائه دهید ،
• مراحل لازم را تعریف کنید ،
• پروژه های فرعی فردی را هماهنگ کنید

• اندازه گیری پیشرفت
• ارزیابی عملکرد و
• انگیزه کارکنان

این امر باعث می شود برنامه ریزی بودجه یک ابزار مهم در مدیریت پروژه و منابع باشد. شما می توانید از مزایای بودجه بندی در مرحله برنامه ریزی و همچنین در گزارش پروژه و کنترل ، یعنی در کل مدت زمان پروژه استفاده کنید.

چه زمانی باید برنامه ریزی بودجه برگزار شود؟

شما باید قبل از شروع پروژه ، برنامه ریزی بودجه را انجام دهید ، زیرا با بودجه مشخص می توانید با اهدا کنندگان مذاکره کنید تا بودجه لازم را بدست آورید.

برنامه ریزی بودجه در مدیریت پروژه چگونه کار می کند؟

دو اصل وجود دارد که با استفاده از آنها می توانید بودجه ریزی کنید:

اولین تخمین تلاش

به طور خاص دو سوال برای تخمین تلاش مهم است:

• چقدر زمان لازم برای تحقق پروژه را دارید؟
• به چند کارمند نیاز دارید؟

پاسخ این دو سؤال چارچوب اساسی را برای ارزیابی تلاش برای شما در اختیار شما قرار می دهد.

حاشیه ایمنی اضافی

در ابتدای پروژه بسیاری از عوامل هنوز مشخص نیست. بنابراین ایده خوبی است که یک بافر - حاشیه ایمنی - در برنامه ریزی بودجه خود برای جذب این عدم قطعیت ها ایجاد کنید.

برای متقاعد کردن بهتر سرمایه گذاران ، می توانید حداقل و حداکثر ارزش بودجه مورد انتظار را نیز نشان دهید. اگر این دو مقدار به طور قابل توجهی متفاوت باشند ، ممکن است نشانه این باشد که پروژه شما باید با جزئیات بیشتری تعریف شود.

از این پس ، هر پروژه یک پروژه موفق خواهد بود!

انواع مختلف برنامه ریزی بودجه چیست؟

باید بین دو نوع بودجه ریزی تمایز قائل شود:

بودجه بالا به پایین

با این شکل از برنامه ریزی بودجه ، مدیر پروژه دستورالعمل های روشنی را از مدیریت دریافت می کند. مدیریت اهداف را تعیین می کند و پول را آزاد می کند. به عنوان مثال ، در برنامه ریزی بودجه در یک شرکت ، این هیئت مدیره است که کمیسیون ها برای بهبود یک محصول خاص توسعه می یابند. بودجه موجود در شرکت از قبل برای این منظور تعیین می شود.

بودجه پایین پایین

در این شکل ، شرط بودجه ابتدا در بخش های درگیر تعیین می شود و سپس به سطح بالاتر بعدی منتقل می شود. در سطح مدیریت ، کل نیاز بودجه پس از آن محاسبه و تصویب می شود.

چرا معمولاً برنامه ریزی بودجه از بالا به پایین ترجیح داده می شود؟

حتی اگر روش از پایین به بالا کارمندان را بهتر درگیر کند و در نتیجه آنها را بیشتر انگیزه دهد ، بودجه ریزی از بالا به پایین در عمل ارجح است. دلیل این امر این است که با برنامه ریزی از بالا به پایین ، روند بودجه بندی می تواند سریعتر ، کارآمدتر و در نتیجه مقرون به صرفه تر انجام شود.

هنگام برنامه ریزی بودجه خود باید به چه چیزی توجه کنید؟

توصیه می شود هنگام برنامه ریزی بودجه خود قوانین اساسی زیر را دنبال کنید:

به بازده سرمایه گذاری توجه داشته باشید

با هر پروژه باید اطمینان حاصل کنید که بودجه شما واقع بینانه است ، زیرا شما همچنین به بازده سرمایه گذاری خود نیاز دارید. بنابراین مهم است که هنگام برنامه ریزی بودجه خود ، حاشیه سود خود را خیلی کم تنظیم نکنید.

بهره برداری از منابع مختلف مالی

همیشه این یک مزیت است که فقط به یک سرمایه گذار وابسته نباشید. بنابراین توصیه می شود در مورد امکانات یارانه فعلی اطلاعات کسب کنید. اینها می توانند نه تنها توسط دولت ، بلکه توسط بخش خصوصی نیز به عنوان مثال توسط یک بنیاد سازماندهی شوند.

اگر این کمک های مالی تصویب شود ، می توانید به هر سرمایه گذار اطمینان دهید که آنها کل ریسک پروژه را به تنهایی تحمل نمی کنند. این موقعیت مذاکره شما را به میزان قابل توجهی بهبود می بخشد.

درگیر کردن کارمندان

اگر برای شما امکان پذیر است ، تیم خود را در برنامه ریزی بودجه درگیر کنید. کارمندان - به عنوان کارشناسان در حوزه خود - می توانند با دانش و تجربه خود اطلاعات مهمی را ارائه دهند ، که تخمین تلاش را قابل اطمینان تر و دقیق تر می کند.

اگر درگیر یک پروژه بزرگ هستید و نمی توانید برنامه ریزی بودجه را خودتان انجام دهید ، البته باید نماینده باشید. با این حال ، ما به شدت توصیه می کنیم که برنامه ریزی بودجه را به تنهایی به بخش حسابداری واگذار کنیم. هم دولت و هم - مهمتر از همه - تیم های مسئول اجرای پروژه قطعاً باید در روند بودجه بندی شرکت کنند.

از حاشیه ایمنی صحیح استفاده کنید

مهم نیست که چقدر بودجه خود را برنامه ریزی کنید ، هرگز نمی توانید همه چیز را پیش بینی کنید. به همین دلیل هنگام برنامه ریزی بودجه شما حاشیه ایمنی مهم است. با این حال ، شما نباید هزینه خود را خیلی زیاد تنظیم کنید. این باعث دلسرد کردن مشتری های بالقوه می شود.

حاشیه ایمنی 5 ٪ می تواند برای موارد خطر قابل قبول باشد. یک روش بهتر و متداول ، تعیین یک علامت گذاری برای هزینه های مدیریتی در 10 ٪ از کل بودجه است. این یک مورد قانونی و مناسب در هر جدول بودجه است.

برنامه ریزی با تأخیرها

هنگام بودجه ، باید در نظر داشته باشید که هنگام انجام تخمین های زمان و تلاش از بخش ها باید بسیار مراقب باشید. تجربه نشان می دهد که کارکنان نسبت به حجم کار خود بسیار خوش بین هستند.

بنابراین برای شما خوب است که در چنین مواردی حاشیه ایمنی زمانی 20 ٪ اضافه کنید.

نظارت بر بودجه به طور مرتب (کنترل بودجه)

بودجه پروژه همیشه فقط یک تخمین اولیه از هزینه های پروژه است. نیاز واقعی فقط در جریان خود پروژه بوجود می آید. به همین دلیل کنترل منظم بودجه از اهمیت بالایی برخوردار است.

در کنترل برنامه ریزی بودجه ، مقایسه مخارج واقعی و برنامه ریزی شده بسیار مهم است. این امر شما را قادر می سازد تا در زمان مناسب برای ارائه منابع اضافی تخمین بزنید

ارتباط با تیم خود را حفظ کنید

شما نمی توانید این پروژه را به تنهایی موفق کنید. شما به کارمندان خود احتیاج دارید. به همین دلیل تماس مداوم با تیم شما هنگام برنامه ریزی بودجه شما بسیار مهم است.

ارتباط برای شما امکان پذیر است ،

• ایجاد روابط تیمی ارزشمند ،
• برای عمل در بخش ها ،
• برای هماهنگی روشهای کاری ،
• برای ایجاد انگیزه در کارمندان و
• برای ایجاد راه حل های خلاقانه.

با این رویکرد می توانید به طور موثری عوامل خطرناک - و در پروژه فعلی بسیار گران قیمت - مانند کار بیش از حد ، ترک تحصیل یا تصادفات را خنثی کنید. به این ترتیب هزینه های خود را کاهش می دهید و بهتر می توانید بودجه پروژه خود را حفظ کنید.

نتیجه

بودجه بندی صحیح و دقیق در مورد متقاعد کردن سرمایه گذاران یا نظارت بر پیشرفت پروژه بسیار مهم است. از این گذشته ، بودجه مربوط به آنچه هر پروژه به فوریت نیاز دارد - پول برای شما ، ایده های شما و کارمندان شما است.